UFHB / Intelligence artificielle : Une formation dédiée aux secrétaires et assistantes administratives

Placée sous la supervision du Professeur DION Yodé Simplice, vice-président chargé de la Planification, de la Programmation et des Relations extérieures, cette session s’est tenue autour du thème : « Intelligence artificielle, secrétariat universitaire et excellence administrative ». L’objectif principal était de renforcer les compétences professionnelles des participantes et d’introduire l’usage de l’IA dans le travail administratif quotidien.

A l’ouverture des travaux, le Professeur DION Yodé Simplice a rappelé l’importance stratégique du secrétariat universitaire, présenté comme le pilier silencieux de la continuité administrative et de la crédibilité institutionnelle. L’atelier a été structuré en quatre modules essentiels : « Rôle stratégique du secrétariat », « Discipline et efficacité administrative », « Service à la communauté académique » et « Professionnalisme et image institutionnelle ». Ces modules ont permis de revisiter les fondamentaux, notamment la maîtrise des circuits hiérarchiques, la gestion rigoureuse des dossiers, l’excellence relationnelle, la tenue professionnelle et la communication administrative.

Des exercices pratiques ont ponctué la formation afin de mesurer le degré de compréhension et de permettre aux participantes d’appliquer immédiatement les compétences acquises. Le module consacré à l’efficacité administrative a notamment présenté la Matrice d’Eisenhower, un outil clé pour distinguer l’urgent de l’important et optimiser la gestion du temps.

L’atelier sur l’Intelligence artificielle très apprécié par les participantes, a été animé par Noé Dumery Patrick, informaticien certifié Google et Coursera. Les participantes ont été formées à l’utilisation de l’IA pour la rédaction de courriers professionnels, la production de notes de service, la structuration de PV et comptes rendus, ainsi que la standardisation des documents administratifs. L’accent a été mis sur la formulation des requêtes en définissant le contexte, la mission et le style, ainsi que sur la structuration des décisions et des responsabilités.

Plusieurs interventions institutionnelles ont enrichi la formation. Le Dr COULIBALY Mamadou, Directeur des Affaires Financières et des Moyens Généraux, a salué la mobilisation et réaffirmé la volonté de l’UFHB, de disposer de ressources humaines qualifiées et engagées. Il a annoncé la tenue régulière de sessions de cette nature sur des thématiques d’actualité.

Le Directeur du Contrôle de Gestion et de la Gouvernance de l’UFHB, Dr TRAORÉ Dola Zié, a encouragé les assistantes à adopter une posture professionnelle en phase avec les évolutions administratives. « Si c’est un jeu, jouez-le bien, au profit de l’UFHB », a-t-il déclaré, soulignant l’importance d’une administration qualitative plutôt que quantitative.

Enfin, le Président de l’UFHB, le Professeur BALLO Zié, a félicité les participantes pour leur attention et leur engagement. Il a insisté sur la nécessité de devenir des références au sein de l’université et au-delà.

L’atelier a ainsi permis de rappeler la place centrale des secrétaires dans la gouvernance universitaire et leur rôle dans la continuité administrative. Les compétences acquises devraient contribuer à l’amélioration de la performance institutionnelle et à la valorisation de l’image de l’UFHB à travers une administration plus efficace, moderne et orientée vers l’excellence.